Hướng Dẫn Đồng Bộ Lao Động Và Kích Hoạt Mã Đơn Vị BHXH Mới Sau Khi Cập Nhật Trên Cổng Bảo Hiểm Xã Hội

• 01/8/2025 – Áp dụng CV 1804/BHXH-QLT
• ĐD+ĐT+LH – Cấu trúc mã đơn vị mới
• 4 bước – Kích hoạt và đồng bộ
• CCCD – Thay mã số BHXH

📋 Vì sao doanh nghiệp phải kích hoạt mã đơn vị BHXH mới?

Ngày 04/8/2025, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn 1804/BHXH-QLT về việc sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay mã số BHXH và bộ mã quản lý, áp dụng từ 01/8/2025. Theo đó:

• ✅ Người tham gia BHXH, BHYT dùng số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số BHXH.
• ✅ Đơn vị tham gia (doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sử dụng lao động) được gắn mã đơn vị mới, thay mã cũ dạng TD0001D.
• ✅ Sau khi mã được cập nhật, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản theo mã mới trên Cổng Dịch vụ công BHXH và đồng bộ danh sách lao động để tiếp tục kê khai.

📄 Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025 – Sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay mã số BHXH và bộ mã quản lý - file PDF. Tải về

🔢 Cấu trúc mã đơn vị BHXH mới

Mã đơn vị tham gia gồm 3 thành phần ghép liền: ĐD + ĐT + LH.

• ĐD - mã định danh đơn vị – Ý nghĩa: Doanh nghiệp: mã số doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp. Đơn vị có quan hệ với ngân sách: mã quan hệ ngân sách; Độ dài: 10 ký tự (DN) / 7 ký tự (mã QHNS)
• ĐT - mã đối tượng – Ý nghĩa: Mã đối tượng tham gia, quản lý trong cơ sở dữ liệu BHXH; Độ dài: 2 ký tự chữ
• LH - mã loại hình sản xuất kinh doanh – Ý nghĩa: Theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (Quyết định 27/2018/QĐ-TTg); Độ dài: 3 ký tự

💡 Ví dụ: mã cũ TD0001D có thể đổi thành 0123456789DNA03, trong đó 0123456789 là mã định danh đơn vị (mã số doanh nghiệp), DN là mã đối tượng, A03 là mã loại hình. Mã ĐT và LH cụ thể của từng đơn vị xác định theo các phụ lục kèm Công văn 1804.

🛠️ Hướng dẫn 4 bước đồng bộ lao động và kích hoạt mã mới

Bước 1: Lấy mã đơn vị mới sau khi tra cứu

Tra cứu mã đơn vị mới đã được cơ quan BHXH cập nhật (theo thông báo của BHXH cơ sở hoặc chức năng tra cứu trên Cổng Dịch vụ công BHXH) và ghi lại chính xác mã này để dùng ở các bước sau.

Bước 1: Lấy mã đơn vị sau khi tra cứu

Bước 2: Vào trang Dịch vụ công BHXH Việt Nam và bấm Đăng ký

Truy cập dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn, chọn Đăng ký để tạo tài khoản giao dịch theo mã đơn vị mới.

Bước 2: Vào trang Dịch vụ Công BHXH Việt Nam và bấm đăng ký

Bước 3: Chọn Tổ chức, điền thông tin và bấm Đăng ký

Chọn loại đối tượng Tổ chức, nhập mã đơn vị mới và các thông tin của doanh nghiệp theo mẫu trên Cổng, kiểm tra kỹ rồi bấm Đăng ký.

Bước 3: Chọn tổ chức sau đó điền thông tin và bấm đăng ký

Bước 4: Chọn Kê khai, vào Quản lý lao động rồi bấm Nhập vào từ BHXH

Sau khi đăng nhập bằng tài khoản mới, vào Kê khai → Quản lý lao động → Nhập vào từ BHXH để hệ thống đồng bộ danh sách lao động đang tham gia từ cơ sở dữ liệu BHXH về tài khoản mới.

Bước 4: Chọn kê khai sau đó chọn quản lý lao động rồi nhập vào từ BHXH

⚠️ Lưu ý sau khi đồng bộ

1. Đối chiếu danh sách lao động: So sánh số lao động, mức đóng sau khi đồng bộ với hồ sơ nhân sự, bảng lương; sai lệch thì liên hệ BHXH cơ sở để điều chỉnh.
2. Cập nhật số định danh cá nhân của người lao động: Thông tin CCCD phải khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, vì số định danh thay mã số BHXH.
3. Cập nhật mã mới trên phần mềm kê khai: Nếu dùng dịch vụ I-VAN hoặc phần mềm kế toán, nhân sự để nộp hồ sơ BHXH điện tử, cập nhật mã đơn vị mới để tránh hồ sơ bị từ chối.
4. Kiểm tra chữ ký số còn hạn: Hồ sơ BHXH điện tử của doanh nghiệp cần chữ ký số còn hiệu lực.
5. Hỏi BHXH cơ sở khi chưa có mã mới: Nếu tra cứu chưa thấy mã mới hoặc thông tin đơn vị chưa đúng, liên hệ cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia.

❓ Câu hỏi thường gặp về mã đơn vị BHXH mới

Công văn 1804/BHXH-QLT áp dụng từ ngày nào?

Công văn ban hành ngày 04/8/2025, áp dụng việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay mã số BHXH và bộ mã quản lý từ ngày 01/8/2025.

Mã đơn vị BHXH mới gồm những gì?

Gồm 3 thành phần: ĐD (mã định danh đơn vị - doanh nghiệp dùng mã số doanh nghiệp 10 ký tự), ĐT (mã đối tượng, 2 ký tự chữ) và LH (mã loại hình sản xuất kinh doanh, 3 ký tự). Ví dụ: 0123456789DNA03.

Đồng bộ lao động trên Cổng Dịch vụ công BHXH như thế nào?

Đăng nhập tài khoản theo mã đơn vị mới, vào Kê khai → Quản lý lao động → Nhập vào từ BHXH để lấy danh sách lao động đang tham gia từ cơ sở dữ liệu BHXH.

Người lao động còn dùng mã số BHXH cũ không?

Theo Công văn 1804, số định danh cá nhân/căn cước công dân được dùng thay mã số BHXH của người tham gia BHXH, BHYT.

Không tìm thấy mã đơn vị mới thì làm gì?

Liên hệ cơ quan BHXH cơ sở nơi đơn vị đang tham gia để được kiểm tra, cập nhật thông tin đơn vị.

Doanh nghiệp dùng phần mềm I-VAN có phải cập nhật gì không?

Có. Cần cập nhật mã đơn vị mới trên phần mềm kê khai BHXH điện tử để hồ sơ gửi lên không bị từ chối, đồng thời kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực.

📰 Văn bản pháp lý và nguồn tham khảo

• Công văn 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025 (bản PDF) - duypc.com
• Hướng dẫn đồng bộ lao động và kích hoạt mã đơn vị BHXH mới sau khi cập nhật trên Cổng Bảo hiểm xã hội - thuvienphapluat.vn
• Sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay mã số BHXH - lsvn.vn
• Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam - dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

ℹ️ Bài viết mang tính tham khảo, tổng hợp từ Công văn 1804/BHXH-QLT và nguồn pháp lý. Giao diện Cổng Dịch vụ công BHXH có thể thay đổi; mã đối tượng, mã loại hình của từng đơn vị xác định theo phụ lục kèm Công văn hoặc hướng dẫn của BHXH cơ sở.